Locatie onderzoek

Geen 'one size fits all'

Wanneer over herhuisvesting wordt gesproken is veelal de eerste vraag 'waar'. Voor een Amerikaanse multinational die zich oriënteert op de vestiging van een nieuw Europees hoofdkantoor zullen daarbij andere aspecten een rol spelen dan voor een Nederlandse zakelijke dienstverlener die uit zijn jas is gegroeid. Ook zal de importantie / weging van de verschillende locatie-aspecten anders zijn. Duidelijk is dat de locatiekeuze grondig onderzoek vergt. De uitkomsten hebben verstrekkende consequenties. Het alvast bezoeken van nieuwe huisvestingsopties zonder vooraf je huiswerk te hebben gedaan, is zinloos en leidt vaak tot ongestructureerde herhuisvestingsprocessen met alle risico's van dien.

De internationale locatiekeuze

Bij de locatiekeuze voor een nieuw Europees hoofdkantoor zal (1) eerst worden gekeken naar de strategische positionering zoals ten opzichte van de andere Europese bedrijfsonderdelen, de business partners en de afzetmarkt. Vervolgens zal (2) voldaan moeten kunnen worden aan de operationele randvoorwaarden, zoals het kunnen aantrekken van gekwalificeerd (internationaal) personeel, de economische stabiliteit en de beschikbaarheid van hoogwaardige kantoorruimte. Ook zullen zaken als de internationale bereikbaarheid (vliegtuig) van belang zijn. Pas daarna wordt gekeken naar (3) de meest economische oplossing. Daarbij gaat het om de total cost of operations waaronder mogelijke belastingvoordelen, huisvestingslasten en personeelskosten. En ten slotte (4) wordt dan de slag gemaakt naar de locatie in combinatie met het specifieke kantoorgebouw.

Nederland doet het goed in internationaal perspectief. Belangrijkste redenen daarvoor zijn de economisch-sociale stabiliteit, onze internationale focus, de kwaliteit van personeel, de belastingwetgeving (nog wel), de positie van Schiphol en de relatief lage huisvestingslasten. De Nederlandse overheid doet er vanuit het oogpunt van werkgelegenheid alles aan buitenlandse partijen te interesseren om zich hier te vestigen. Onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA). Zij assisteren partijen bij hun zoektocht. Ook hebben Amsterdam, Rotterdam, Utrecht en Den Haag een afdeling Foreign Investments. Hoewel alle partijen zullen benadrukken dat sprake is van een nauwe samenwerking, is de dagelijkse praktijk uiteraard een andere. De belangen lopen nu eenmaal niet geheel synchroon.

Een locatiekeuze is voor de meeste multinationals geen dagelijkse business. Veelal worden ze hierbij ondersteund door hun internationale accountants, tax planners en advocaten. Er zijn echter ook specifieke adviesbureaus die zich richten op internationale locatievraagstukken zoals het Nederlandse bureau Buck Consultants International.

Het 'standaard' herhuisvestingsproces

Voor reeds in Nederland gevestigde organisaties zullen de meeste relocaties plaatsvinden in de nabijheid van de huidige vestigingslocatie. Immers sprake is van een sociaal - economische inbedding en een verplaatsing over grotere afstand leidt vaak tot onrust bij de medewerkers in het licht van reistijd en mogelijke kosten. Een en ander betekent dat het vestigingsplaatsonderzoek zich dan toespitst op de stadslocatie en gebouwkeuze. Zaken die daarbij een rol spelen zijn uitstraling, bereikbaarheid, parkeren, indeelbaarheid, klimaat, duurzaamheid en uiteraard de hiermee samenhangende huisvestingslasten.

Veelal zal de betrokken makelaar leidend zijn bij een dergelijke onderzoek. Hij zal een inventarisatie maken van de huisvestingsbehoefte, de opties in de markt die hieraan beantwoorden en de financiële paragraaf. Echter in geval de organisatie verstrekkende wensen heeft qua huisvestingsconcept (bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken) of specifieke eisen stelt aan haar gebouw en / of installaties, dan lijkt het zinvol naast de makelaar een huisvestingsadviseur in te schakelen. Voor een overzicht van partijen zie de Kieswijzer.

Bijzondere omstandigheden

Toch kunnen er situaties zijn om de huidige vestigingsplaats wel in bredere zin ter discussie te stellen. Bijvoorbeeld bij een algehele strategische herpositionering. Denk daarbij aan de verplaatsing van de hoofdkantoren van Philips en Akzo Nobel naar Amsterdam en die van KPN naar Rotterdam. Echter ook kan sprake zijn van een centralisatie of fusie waardoor uitgekeken moet worden naar een of meerdere nieuwe vestigingsplaatsen. Overwegingen op het vlak van duurzaamheid (mobiliteit) kunnen ook leiden tot een algehele heroverweging van de vestigingsplaats. Woonwerkverkeer vormt vaak het grootste onderdeel van de CO2-footprint. Wat is het milieulabel van je kantoor waard als dat kantoor qua duurzaamheid voor jou op de verkeerde plek staat? Alvorens dan ook toe te zijn aan de locatie-gebouwkeuze verdient het aanbeveling een mobiliteitsonderzoek uit te laten voeren.

Mobiliteitsonderzoek

Mobiliteitsonderzoeken zijn ruwweg in twee categorieën onder te verdelen: onderzoeken waarbij de opdrachtgever al weet welke locatie(s) onderzocht moeten worden en onderzoeken waarbij de optimale locatie gevonden moet worden. Bij het eerste soort onderzoek gaat het er om alle verplaatsingen naar de potentiële locatie(s) goed door te rekenen op basis van de woonadressen, het aantal werkdagen per week en de modaliteitvoorkeuren van de medewerkers. Hierbij dient rekening gehouden te worden met daadwerkelijke reistijden, een reële fileverwachting en actuele OV-dienstregelingen. De uitkomsten worden vertaald naar reistijden, reistijdtoename uitgesplitst naar (categorie) medewerkers, reiskosten en CO2-uitstoot.

Bij het tweede soort onderzoek wordt op basis van het medewerkersbestand een optimale vestigingsplaats berekend vanuit het oogpunt van mobiliteit. De uitkomst van zo’n onderzoek bestaat uit een heatmap van Nederland die per vierkante kilometer aangeeft hoe (on)gunstig de locatie voor de specifieke organisatie is. Vaak ontdekken bedrijven hierbij dat ‘goede bereikbaarheid’ zeer bedrijfsspecifiek is, dat er grote lokale verschillen zijn en dat er veel geld mee te besparen valt. Een van de meer innovatieve aanbieders van dit soort mobiliteitsonderzoek is MobilityLabel.