Wet- en regelgeving

Vergunningen

De gemiddelde kantoorgebruiker zal waarschijnlijk niet wakker liggen van de wet- en regelgeving rondom kantoorhuisvesting. De gedachte zal mogelijk bestaan dat zaken op dit vlak voor zover relevant reeds zijn afgehandeld binnen de huurovereenkomst. Maar er is meer. Zo zijn er vanuit de Arbowet verschillende eisen waaraan de werkomgeving moet voldoen. Normaal gesproken geen probleem maar toch. Vergunningen spelen veelal daarnaast alleen bij serieuze verbouwing danwel bij aanpassingen van functie of aan de buitenzijde van het gebouw (gevel / lichtreclame). Maar wat is 'normaal gesproken', 'veelal' en wie is de 'gemiddelde' kantoorgebruiker? Gezien de risico's verstandig hier vroegtijdig aandacht aan te besteden en bij twijfel juridisch advies in te winnen. Hier worden alvast enkele zaken nader belicht.

Arbowet

De werkgever heeft vanuit de Arbowet de verplichting te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dit houdt in dat de werkgever redelijke maatregelen moet treffen om ervoor te zorgen dat de werknemer tijdens de uitoefening van zijn werkzaamheden geen schade lijdt. De werkomgeving speelt daarbij een belangrijke rol. In de Arbowet worden de volgende eisen gesteld aan de werkplek.

Voor de overige eisen en aanbevelingen zie de complete inhoud van de Arbowet.

​Gebruiksmelding

Voor het mogen gebruiken van een pand met een bezoekersaantal > 50 personen was in het verleden een gebruiksvergunning vereist. Met de komst van het Bouwbesluit 2012  is deze gebruiksvergunning van kantoorgebruik komen te vervallen. Wel dient sprake te zijn van een gebruiksmelding. Deze is zaakgebonden hetgeen wil zeggen dat een nieuwe gebruiker die de oude wijze van gebruik voortzet niet opnieuw een melding hoeft te doen.

Bij de gebruiksmelding staat de brandveiligheid centraal. Betekent dat gebouw en installaties zo zijn ontworpen en gerealiseerd dat bij calamiteiten de veiligheid van de mens is gewaarborgd. Belangrijk daarbij is welke grondslag (bezettingsgraadklasse) is gehanteerd bij het ontwerp en vastgelegd in de omgevingsvergunning. Verifieer derhalve vroegtijdig of dit in overeenstemming is met het voorgenomen gebruik. Mocht er nog geen gebruiksmelding hebben plaatsgevonden (nieuwbouw) of sprake zijn van gewijzigd gebruik, dan dient uiterlijk 4 weken voor de geplande ingebruikname deze melding plaats te vinden. Na deze melding is het aan de gemeente om te bepalen om hetzij voor aanvang van het gebruik danwel tijdens het gebruik hetzij helemaal niet, te controleren of het (voorgenomen) gebruik daadwerkelijk aan de voorschriften voldoet.

Omgevingsvergunning

Met de komst van de Wabo (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht) zijn allerlei vergunningen onderdeel geworden van de omgevingsvergunning. In geval van een interne verbouwing van constructieve aard of met gevolgen voor de brandveiligheid (bijvoorbeeld het aanbrengen van een interne trap) zal een vergunning aangevraagd moeten worden. Maar ook ingeval het een monument betreft danwel het om aanpassingen aan de buitenzijde van het pand gaat. Voor een handige check op hetgeen vergunningsplichting is zie het Omgevingsloket.

De omgevingsvergunning kan digitaal worden aangevraagd waarbij sprake kan zijn van een machtiging (architect / adviseur). In de regel beslist de gemeente binnen 8 weken of de vergunning wordt afgegeven. In geval van complexe aanvragen kan deze termijn worden verlengd tot maximaal 6 maanden. Vaak is het mogelijk vooraf met de gemeente in overleg te treden over de vergunningaanvraag. Dit kan veel tijd en extra werk schelen.

Het moge duidelijk zijn dat voor dergelijke gebouwaanpassingen vooraf schriftelijke toestemming nodig is van de gebouweigenaar. Regel dit bij voorkeur al tijdens de huurcontractonderhandelingen en maak daarbij ook afspraken over de terugoplevering bij einde huurcontract.

​Conditiemeting (NEN 2767)

Gebouwen hebben onderhoud nodig. Daarnaast kan de staat van onderhoud effect hebben op de gebouwperformance zoals is overeengekomen in de huurovereenmkomst. Tenslotte hebben zowel de eigenaar als de gebruiker een zorgplicht waar het gaat om het zorgdragen voor een veilige omgeving. Een periodiek uit te voeren conditiemeting conform NEN 2767 kan hierbij een belangrijke rol spelen. Tevens biedt de conditiemeting inzicht in het door de gebouweigenaar uit te voeren onderhoud en een actuele performance van gebouw en installaties in vergelijk tot hetgeen hierover contractueel is overeengekomen.

De conditiemeting lijkt op het eerste oog objectief, echter kent enkele haken en ogen. Zo mogen beoordelingen van onderdelen bij elkaar opgeteld worden tot een totaal score per systeem. Hierdoor kan het lijken alsof het gehele systeem goed is (vergelijkbaar met nieuwbouw) terwijl er onderdelen tussen zitten die een grote onderhoudsbehoefte / vervangingsnoodzaak hebben. Het is van groot belang dat dergelijke gebreken separaat worden vermeld in het inspectierapport. Een check waard.