Huisvestingsconcepten

Het nieuwe kantoorgebruik

Het is nog niet zo heel lang geleden dat een kantoor synoniem was voor een gang met aan beide zijden gesloten cellen. Tegenwoordig ziet een kantoor er echter geheel anders uit; opener, flexibeler en attractiever waarbij communicatie en ontmoeten centraal staan. Daarnaast dient sprake te zijn van een zekere vorm van maatwerk (geen 'one size fits all'), voortkomend uit de aard van de werkprocessen en de structuur en identiteit van de organisatie. Maar waarom eigenlijk?

Huisvesting vormt na personeel de grootste kostenpost van een kantoorhoudende organisatie. Reden derhalve om hieraan serieus aandacht te besteden. Belangrijker is echter dat de huisvesting van grote invloed is op de productiviteit. Of zoals wel gesteld wordt dat een besparing op de huisvestingskosten van 5% gelijk is aan een productiviteitstijging van 1%. Kortom zaak om er allereerst voor te zorgen dat de huisvesting de werkprocessen en organisatie optimaal faciliteert. Vervolgens moet worden bekeken hoe dit op een kostenefficiënte wijze kan worden ingevuld. Leidt dat automatisch tot een vorm van Het Nieuwe Werken of kan dat ook met behoud van de eigen werkplek?fokke%20en%20sukke.001.jpg

 

Dat de oorsprong van Het Nieuwe Werken ligt bij de huisvestingswensen van de Y-generatie is natuurlijk onzin. Evenzo dat het uit de koker van de CFO zou komen. Belangrijkste oorzaken om anders over kantoren na te gaan denken zijn de veranderingen van de werkprocessen (vanwege ICT-voorzieningen o.a. niet meer locatiegebonden) en de hiermee samenhangende, alsmaar teruglopende bezettingsgraad. Met een gemiddelde piekbezetting van net boven de 50% en op vrijdagen onder de 25% moeten we op zoek naar nieuwe huisvestingsvormen. Omdat het efficiënter kan maar veel belangrijker, omdat een half leeg kantoor zeker niet positief wordt ervaren. Helemaal als om de samenwerking te stimuleren, de ruimte veel transparanter wordt ingericht. Dan wordt pas echt zichtbaar wat er aan de hand is.

De 'huisvestingsconceptknoppen' waar zoal aan gedraaid kunnen worden zijn de aard van de werkplekken, de mate van geslotenheid, de wijze waarop mogelijk werkplekken gedeeld worden (o.a. flexfactor) en de aard, omvang en situering van de secundaire ruimte (ontmoeten, vergaderen, faciliteiten). En dat uiteraard in een zekere samenhang.

De introductie van een nieuw huisvestingsconcept vraagt nadrukkelijk een extra inspanning van het management. De meeste mensen (en zeker de relatief ouderen) houden niet van verandering. Aan eenieder zal duidelijk gemaakt moeten worden dat er een hoger doel is voor deze verandering  (samenwerken, communicatie, uitstraling) en dat dit alleen succesvol kan plaatsvinden als iedereen hier in mee gaat. Een en ander betekent veel uitleg vooraf, inspraak, evaluatie en mogelijke aanpassing van concept en uitvoering. Ook beantwoording van de centrale vraag 'whats in it for me' is daarbij cruciaal. Allemaal zaken die vallen onder de paraplu 'change management'.

De afgelopen jaren is veel ervaring opgedaan met allerlei nieuwe vormen van huisvesting. Belangrijk daarbij is dat er door de (professionele) huisvestingsadviseurs veel gemeten is, zowel aan de kant van de gebruikersbeleving als hoe zaken operationeel hebben uitgepakt. Ook waar het gaat om de financiële impact. Was in het verleden Het Nieuwe Werken het imperium van Eric Veldhoen (Interpolis Tilburg 1996), tegenwoordig is deze kennis voldoende geborgd bij de meeste adviesbureaus gericht op huisvesting. Bij de meeste kleinere makelaarskantoren zal men niet of slechts in beperkte mate over deze know how beschikken. Bedenk dat het te kiezen huisvestingsconcept verstrekkende gevolgen kan hebben voor de ruimtebehoefte en mogelijk ook voor de gewenste gebouw lay-out en klimaatinstallatie. Het starten met een zoektocht naar een nieuw kantoor heeft dus niet zo veel zin als dit aspect (onderdeel Programma van Eisen) nog niet inzichtelijk is gemaakt.

Een interessante partij nanuit het oogpunt van kennisdeling en onderzoek met betrekking tot het gebruik van kantoren is het Center for People and Buildings. Het betreft een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) gelinkt aan de TU Delft.

Referentie huisvestingsconcepten 

Een van de rekenmodules van Kantorenwizard.nl is de Space Calculator, een tool om vroegtijdig een indicatie te verkrijgen voor het benodigde metrage uitgaande van een goed indeelbaar gebouw. Het te kiezen huisvestingsconcept is daarbij bepalend voor de ruimtebehoefte per medewerker. Ook bij het bepalen van het huisvestingsbudget speelt het huisvestingsconcept een rol. Om zaken niet onnodig complex te maken is bij de Space Calculator en Budget Calculator uitgegaan van de volgende 4 referentie huisvestingsconcepten:

Benchmark ruimtebehoefte

Op basis van nacalculatie van diverse gerealiseerde projecten, is een benchmarkmodel ontwikkeld waarmee in algemene zin een relatie is aan te geven tussen het te kiezen huisvestingsconcept en de ruimtebehoefte per medewerker. Uitgaande van een goed indeelbaar gebouw, een organsatie van 150 medewerkers en de functie van hoofdkantoor, is onderstaand een benchmark gegeven van de ruimtebehoefte per medewerker per type huisvestingsconcept.
grafiek%20ruimtebehoefte.002.png 

 

Het totaal benodige metrage zal derhalve per huisvestingsconcept aanzienlijke verschillen vertonen. Een overstap van een traditioneel naar een innovatief concept kan resulteren in een ruimtebesparing (en reductie verschuldigde huur) van meer dan 30%. Een van de redenen waarom Het Nieuwe Werken in zekere zin vleugels heeft gekregen.

Kijken we verder naar de aanwending / functie van de ruimte dan zien we ook significante verschillen. Zo zal bij een traditioneel huisvestingsconcept de meeste ruimte worden gebruikt voor de werkplekken. Bij hedendaagse en innovatie huisvestingsconcepten zien we dat meer dan 30% van de ruimte wordt gebruikt voor vergaderen / ontmoeten.

grafiek%20ruimtebehoefte%20102.png